倉庫管理システムにとって、データの入口と出口はとても重要な部分です。
荷主や受注管理システムから予定データを受け取り、検品して在庫を計上し、実績データを返す。この受け渡しが滞ると、倉庫の中がどれだけ整っていても業務は流れません。
この記事では、データ受け渡しの方法にどんな選択肢があるのか、そしてゼータロジがDropbox連携を選んだ理由をご説明します。
従来の受け渡し方法と、その課題
これまで一般的だった方法は、大きく3つあります。
1．FTPサーバー
サーバーを立てて、決まった時刻にデータを取得する方式です。定期実行の仕組みと組み合わせて自動化できます。
ただし、サーバーの構築と維持が必要です。障害が起きたときに対応できる人がいなければ、業務が止まります。
2．メール添付
市販のメール送受信システムを購入し、添付ファイルでやり取りする方式です。導入は比較的簡単です。
ただし、送信ミスによる情報漏えいのリスクがあります。添付ファイルの扱いに関するルールが厳しくなっている現在、社内規程で禁じられている企業もあります。
3．VPN上の共有フォルダ
専用ネットワークを構築して共有フォルダを置き、ファイルが更新されたら取り込む方式です。セキュリティは高くなります。
ただし、構築費用と月々の回線費用がかかります。取引先ごとに用意するとなると、現実的ではありません。
共通する問題
3つの方法には、共通の課題がありました。
- 初期コストがかかる……サーバー、ソフト、ネットワーク
- 専門知識が必要……設定にも、障害対応にも
- 相手先にも同じ準備が要る……自社だけ整えても成立しません
- 取引先が増えるたびに手間が増える
特に3つ目が大きな壁でした。データ連携は相手があってのことですから、相手にも負担を強いる方式は、そもそも実現しません。
Dropboxという選択
そこで採用したのが、Dropboxを使った受け渡しです。
理由は単純で、すでに多くの方が使っていて、無料で始められるからです。
- 専用のサーバーもソフトも不要
- フォルダを共有するだけで、双方から読み書きできる
- パソコンの機種やOSに依存しない
- インターネット環境があれば、どこからでもアクセスできる
- ファイルの更新履歴が残る
ゼータロジでは、在庫データのCSV出力先としてDropboxを指定できます。出力されたファイルは共有フォルダに入るため、相手先は自分のパソコンでいつもどおりフォルダを開くだけで受け取れます。
運用で決めておきたいこと
手軽な分、ルールを決めておかないと混乱しやすい面もあります。
- フォルダ構成……受け取り用と渡し用を分ける。処理済みを移動する先も作っておく
- ファイル名の規則……日付を入れる、連番を入れるなど。上書きによる消失を防ぎます
- 共有相手の管理……担当者が変わったときに、アクセス権を見直す運用にしておく
- 個人アカウントを業務に使わない……退職時にデータが失われる原因になります
特に最後の点は重要です。業務用のアカウントを会社として管理する形にしておくことをおすすめします。
CSVの形式は、そちらに合わせられます
受け渡しの方法と同じくらい重要なのが、ファイルの中身です。
ゼータロジにはCSVデータマッピング機能があり、お客様がいま出力している列構成のまま取り込むことができます。決まった型に合わせていただく必要はありません。
出力側も同様で、相手先が求める形式に合わせて書き出せます。「システムを変えると、取引先にも形式変更をお願いすることになる」という問題が起きません。
自動で取り込む運用にする
ファイルを置いてもらうところまでが自動でも、取り込みが手作業では効果が半減します。
実務では、次のような流れを作っておくと安定します。
- 相手先が受信用フォルダにCSVを置く
- 決まった時刻に、そのフォルダを確認して取り込む
- 取り込みが終わったファイルは、処理済みフォルダへ移動する
- エラーになったファイルは、別フォルダに退避して原因を確認する
ポイントは3番です。受信用フォルダに残っているファイル＝未処理という状態を保つと、取り込み漏れが目で分かります。
朝いちばんに受信フォルダを見て、何も残っていなければ問題なし。この確認だけで、連携の状態を把握できます。
連携方法の使い分け
Dropboxがすべての場面に最適というわけではありません。相手や用途によって使い分けます。
- API連携……対応しているシステムどうしなら、これが最も確実です。リアルタイム性も高くなります
- Dropboxなどの共有フォルダ……相手に負担をかけずに始められます。1日数回のやり取りであれば十分です
- 手動アップロード……件数が少ない、頻度が低い場合はこれでも成立します
ゼータロジはネクストエンジンやCROSSMALLとの連携に対応しているほか、CSVでの入出力にも幅広く対応しています。相手のシステムに合わせて方法を選べることが、実務では効いてきます。