出荷指示に書かれた「特別な指示」が、現場で見落とされる。
ギフト包装の希望、同梱物の指定、納品先ごとの注意事項。伝えているつもりでも、忙しい現場では見落とされることがあります。
この記事では、実際にお客様からいただいたご要望と、それにどう対応したかをご紹介します。帳票の「見やすさ」が、そのまま作業品質になるという話です。
いただいたご要望
ゼータロジをお使いのお客様から、次のようなご相談をいただきました。
お客様からの特殊な依頼内容や注意事項を、出荷担当スタッフ宛にコメント欄へ記載している。ところが、その欄の枠線が薄く目立たないため、文章が短いと埋もれてしまう。出荷の際にその文章に気づかない、ということが多発している。
コメント欄の位置を商品欄の下に変える、コメントが入ったときだけ文字を大きくして枠を目立たせるなど、何か対策はないか、というご要望でした。
なぜ見落とされるのか
ゼータロジのピッキングリストには、出荷備考欄という項目がヘッダー部分にあります。位置としては比較的目に入りやすい場所です。
それでも見落とされる理由は、文字の大きさが他の項目と同じだからです。
帳票には、伝票番号、得意先名、住所、商品名、数量と、さまざまな情報が並びます。そのなかで同じ書式の文字が1行増えても、視覚的には目立ちません。
そして重要なのは、このコメントは毎回入るわけではないという点です。ほとんどの伝票では空欄なので、作業者は「そこを見る」という習慣を持ちにくくなります。
もともとあった機能と、その限界
ゼータロジには、強調指定設定という機能があります。ピッキングリスト内に指定した文字があれば、その文字の色やサイズを変えられる機能です。
「ギフト」「至急」といった特定の語を目立たせたい場合には有効です。ただし、今回のご要望には2つの点で足りませんでした。
- 単色プリンタでは効果が薄い……色を変えても、モノクロ印刷では違いが出ません
- 指定した文字しか対象にできない……コメント欄に入る文章は毎回内容が違うため、事前に指定できません
「特定の語を強調する」という設計では、何が書かれるか分からない自由記述の欄に対応できなかったわけです。
コメント欄そのものを強調する
そこで、コメント欄に文字が入っているときだけ、その内容全体を強調表示する仕組みを定期アップデートで実装しました。
文字の内容を指定するのではなく、その欄に何か入っていれば強調するという考え方です。空欄のときは通常どおりなので、コメントが入っている伝票だけが視覚的に浮かび上がります。
お客様からは「とても見やすくなった」というお言葉をいただきました。
帳票の見やすさは、作業品質そのもの
この件から改めて感じたのは、帳票のレイアウトは装飾の問題ではなく、作業品質の問題だということです。
情報が印字されていることと、作業者が気づけることは別です。「書いてあるのに見ていない」という状況は、注意力の問題ではなく設計の問題として扱うべきものだと考えています。
同じ観点で見直せる箇所はいくつもあります。
- 例外的な指示は、通常と違う見た目にする……毎回あるものは見慣れますが、たまにあるものは埋もれます
- 並び順を作業順に合わせる……紙の上で情報を探す動作をなくします
- 1枚に情報を詰め込みすぎない……密度が上がるほど、見落としは増えます
- 複数の帳票を突き合わせない構成にする……突き合わせの回数だけ、取り違えの機会が生まれます
ご要望から生まれた機能です
今回の改善は、実際に現場で困っておられるお客様の声から生まれました。
「この欄が見づらい」「この順番だと作業しにくい」といったご相談は、開発チームが直接お受けしています。仕様として実現できるものは、定期アップデートで反映していきます。
細かいことでも構いませんので、お気づきの点があればお知らせください。
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