倉庫の現場で交わされるやり取りを会話形式でご紹介するシリーズです。今回は「クラウドシステムとは何か」を取り上げます。
Excelでの管理が限界に近づいているものの、システムの導入には費用がかかりそうで踏み出せない。よくある場面です。
現場での会話
パートスタッフ「うちの商品管理も、Excelだけでは追いつかなくなってきましたね。倉庫管理システムを入れてもらうことはできないんでしょうか」
リーダー「実は以前、相談したことがあるの。でも、作るのにお金がかかる、完成まで時間がかかる、ということで却下されてしまって」
パートスタッフ「確かに、一から作るとなると費用はかかりますよね」
リーダー「最近よく聞くクラウドというのは、作る場合と何が違うのかしら」
アルバイトスタッフ「クラウドは、できあがっているシステムを月額料金で使う形なので、一から作るよりはずっと手が届きやすいですよ」
パートスタッフ「そのクラウドというのは、どういう仕組みなんですか」
アルバイトスタッフ「昔は、社内にサーバーというコンピューターを置いて、そこにソフトを入れて使うのが普通でした。ただそれだと、サーバーの管理を自分たちでやることになります。人件費もメンテナンス費もかかりますし、故障したら業務が止まります」
アルバイトスタッフ「クラウドは、社内にサーバーを置かずに、提供する側が管理しているサーバーを使います。管理の手間がかからない分、余計なコストをかけずに同じ機能が使えます。しかも機能が更新されていくので、常に最新の状態で使えます」
パートスタッフ「音楽の聴き放題サービスのようなものですね」
リーダー「それなら、費用も抑えられそうね」
アルバイトスタッフ「ひとつ注意点があります。倉庫管理システムには、従量課金になっているものがあるんです」
パートスタッフ「従量課金、というと」
アルバイトスタッフ「出荷件数やユーザー数に応じて料金が変わる形です。携帯電話の料金プランに近いですね。一定量までは定額で、超えると追加でかかります」
アルバイトスタッフ「悪いわけではないんですが、出荷が増えるほど費用も増えるので、月々の経費として読みにくくなります。固定費として管理したいなら、定額のほうが安心です」
この会話の要点
1．「作る」と「使う」は違う
システムの導入が高額だという印象は、多くの場合「一から作る」ことを前提にしています。個別開発では数十万円から数百万円、期間も数ヶ月かかります。
すでにあるものを月額で使う形であれば、金額も期間も大きく変わります。判断を止めていた前提そのものが、いまは変わっているということです。
2．サーバーを持たないことの意味
自社サーバーの場合、本体費用だけでなく、更新作業、バックアップ、故障対応、そしてそれを担当できる人員が必要になります。
専任の担当者を置けない規模の会社にとって、この負担がなくなることは金額以上の意味があります。
3．料金体系は事前に試算する
従量課金のサービスを検討する場合は、いまの出荷件数ではなく、繁忙期と数年後の件数で試算してください。
月額の表示価格だけを並べて比較すると、実際の負担を見誤ることがあります。ユーザーID数による課金も、パートの方を含めると想定より人数が増えることがあります。
4．ネットワーク環境は先に確認する
クラウドである以上、倉庫にインターネット接続が必要です。以前は回線工事から始める必要がありましたが、いまはモバイルルーターでも運用できます。
ただし端末の台数や出荷量によって必要な安定性は変わりますので、実際の運用に合わせて確認しておくと安心です。
費用が理由で止まっているなら
システム導入の検討が止まる理由の多くは、金額そのものより「いくらかかるか分からない」という不透明さにあります。
ゼータロジは月額36,000円（税別）の1プランのみで、出荷件数・商品点数・ユーザー数による従量課金はありません。増えても金額が変わらないため、稟議に出す数字がぶれません。
まず1ヶ月、実際の業務データを入れて試していただくこともできます。