ネットの利用が当たり前の時代となり、ソフトウェアの使い方も変化しています。
Officeソフトもネットで利用できるようになり、データはサーバーに預けることができ、自分のパソコンの負担を減らし、どこにいても仕事ができ、データを取り出せるようになっています。
そんな時代の、クラウドソフトウェアの選び方。

身近なものから業務用まで。さまざまなクラウドソフトウェア

クラウドとは「雲」の意味。
ネット上のどこにあるのかわからないという考えからつけられた名称ですが、サービスはネット上、強いて言うとサーバーから提供されています。
利用者は、そのサーバー、ネットワークにアクセスし、サービスを利用します。

多くの人が意識しないで通常のメールソフトとして使っているgmailやyahoomailも、クラウドサービスです。
スマホにアプリを入れておけば、どこにいてもメールのチェックができますね。
Googleが提供するカレンダーなどの業務用サービスも、クラウドです。
普段使っているものが、既にクラウドサービスとなってきています。

Microsoft Office も、クラウドサービスがリリースされています。
今までは安価とは言えない金額でソフトを購入してインストールする必要がありましたが、クラウドサービスなら月額費用のみで常に新しいOfficeを利用できます。

このほか、業務用や企業用として、在庫管理システム、顧客管理システム、勤怠管理、予約管理などのクラウドサービスがあります。
ちょっと前は高額なソフトウェアを購入して、自社で管理をしなければならなかったものが、月額費用で管理もアップデートもお任せできるものになっているのです。

クラウドサービス利用のメリットは？

クラウド型ソフトウェアは、パソコンにインストールする必要がありません。
ネットに接続していれば、どこからでも利用することができます。

また、買取型である従来のインストールソフトウェアは、バージョンが新しくなったり、パソコンを新しくしたりするときに、全て自分でメンテナンスをしなくてはならず、そこに大きな費用が発生する場合もあります。

クラウド型の場合、メンテナンスはサービス提供者が行うため、常に新しい状態で使用することが出来ます。
社内に専属の担当者を配置する必要がないため、工数と人件費の削減につながります。
データを取り扱う場合、大きなサーバーを用意する必要がありますが、クラウド型であればサーバーもサービスに含まれているため、初期費用は格段に抑えることができます（サービス内容によっては自社でサーバーを管理することもできます）。

多くのサービスが安価な初期費用と月額費用のみで利用出来、メンテナンスも不要なため、手軽に利用を開始し継続することが可能です。
どこにいても利用出来るため、勤怠管理、予約管理、在庫管理などの業務には便利でしょう。

クラウド型サービスを利用するときの注意点

ネットがつながっていればどこでも使えるサービス。
だからこそ、セキュリティには気をつけなければなりません。

IDやパスワードを定期的に変えることのほか、共有のwifiを使用しない、利用する端末の制限など、利用者側で注意することを把握しておく必要があります。

サービスを選択するときも、セキュリティ対策はどのように行っているのかを確認し、サーバーダウン時の対策について知っておくことが大切です。

また、クラウド型サービスかインストール型か、共有サーバーか自社サーバーかなど、よく吟味し選択しましょう。
旅行会社がもつ大型顧客管理、予約管理システムなどは、自社で使いやすいようにカスタマイズされた仕様で、顧客データは自社サーバーにて運用する方がリスクが少なく安全な場合があります。

今後のシェアは

スマートフォンやタブレット、ノートパソコンなど、さまざまな場面や場所で利用できる端末が増えていることにより、今後は今までインストール型だったものがクラウド型に変わっていくことと考えられます。

インストール型の欠点や不便さをカバーしているクラウド型ソフトウェアは、気軽に利用することができ、経費や工数を削減できるものです。

自社の業務の問題や課題を解決し、安全に使い続けることができるサービスを選択することが大切です。