バーコードの重複を防ぐ｜自社採番の落とし穴と自動採番の考え方

在庫管理ソフト、物流システム、出荷検品システム。名称はさまざまですが、価格帯の違いほどには、やっていることに大きな差はありません。入荷して、棚に入れて、注文が来たら取り出して、検品して、出す。この骨格は共通しています。

ゼータロジをリリースしてしばらく経ったころ、私たちはある矛盾に気づきました。

バーコード検品のアプリを無料で提供している。しかし、お客様の商品にバーコードが付いていない。

これでは結局すべて手作業になり、Excelで管理しているのと変わりません。この記事では、そこから生まれた自動採番の話と、自社でバーコードを振るときに必ずぶつかる「重複」の問題についてご説明します。

1から順番に振る、という苦肉の策

以前、私たちがお伝えしていた方法は単純なものでした。数桁の数字を1から順に繰り上げていき、商品マスタに登録する。それをラベルにして貼る。

これでもバーコード運用は始められます。ただし、次の管理を人が背負うことになります。

忙しい時期に、この手順が守られ続けるかどうか。現場を見ていれば、答えは想像がつきます。

バーコードは、1つの番号が1つの商品だけを指すからこそ機能します。重複した時点で、その番号は何も特定しなくなります。

厄介なのは、重複してもすぐには気づかないことです。

誤出荷が起きても、原因がバーコードの重複だと突き止めるまでには時間がかかります。検品システムを入れたのに誤出荷が減らない、という状態は、こうした形で生まれることがあります。

そこでゼータロジでは、商品マスタの中からバーコードが未登録の品番を検索し、インストアJANコードを自動的に付与する機能を標準で実装しました。

インストアJANは13桁で、社内利用のために確保された番号帯を使うため、外部の商品コードと衝突しません。採番の記録を人が持つ必要もありません。

設計上こだわったのは、「未登録なら」という条件です。

全部を作り直すのではなく、いまある資産を残したまま隙間を埋める。この形であれば、導入のために既存の運用を止める必要がありません。

自動採番だけを使っている限り、重複は起こりません。問題は、一部の商品だけお客様側で番号を振っていた場合です。

そこで、登録されているバーコードに重複がないかを確認する機能も併せて用意しました。手作業で振った番号と自動採番の番号が混在していても、衝突を検出できます。

導入時にこの確認を一度通しておくと、「動き始めてから半年後に原因不明の在庫差異が出る」という事態を避けられます。

取扱いをやめた商品の番号を、別の商品に振り直すのは避けてください。過去の出荷履歴や棚卸の記録を後から見たときに、どちらの商品か判別できなくなります。

色違い・サイズ違いは、それぞれ別のバーコードにします。ここをまとめてしまうと、検品でサイズ違いを検出できません。誤出荷の多くは色とサイズの取り違えですから、最も効かせたい部分が効かなくなります。

ラベルを貼る工程は、入荷検品から棚入れまでの間に組み込むのが効率的です。どのみち1点ずつ手に取るので、追加の工数がほとんど発生しません。

逆に「あとでまとめて貼る」運用にすると、貼っていない在庫と貼った在庫が棚に混在し、検品のたびに例外処理が発生します。

すでに数千点の在庫を抱えている状態から始める場合、1点ずつ番号を決めていくのは現実的ではありません。

商品マスタを登録したうえで、未登録の品番に一括で採番し、ラベルをまとめて印刷します。あとは棚を回りながら貼っていく、という進め方になります。

この立ち上げ作業をどう段取りするかは、倉庫のレイアウトや在庫量によって変わります。ゼータロジでは、導入支援のなかでこの部分を一緒に設計しています。